1. Datenschutz auf einen Blick

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen der Immobilienverwaltung ist:

Marvin Ott
Waldweg 2
34308 Bad Emstal
E-Mail: datenschutz@ott.immo
Telefon: +49 (0) 5625 8352809

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen (Art. 37 DSGVO).

Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung, insbesondere wenn diese auf berechtigtem Interesse beruht (Art. 21 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
• Widerruf Ihrer Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf Einwilligung beruht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Beschwerderecht

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Für Hessen ist dies:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: 0611 / 1408 - 0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Website: datenschutz.hessen.de

2. Hosting & technische Infrastruktur

Hosting der Website

Diese Website wird gehostet bei:

ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich
Inhaber: René Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland

Beim Besuch dieser Website werden technisch notwendige Daten (Server-Logfiles) erfasst:

• IP-Adresse des Besuchers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der aufgerufenen Datei
• Übertragene Datenmenge
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Diese Daten werden ausschließlich zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs, zur Verbesserung der Website und zur Abwehr von Angriffen verwendet. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit und technischem Betrieb).

Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

E-Mail-Hosting

E-Mails an Adressen unter der Domain ott.immo werden ebenfalls über ALL-INKL.COM verarbeitet und auf Servern in Deutschland gespeichert. Es gilt der gleiche AVV wie beim Website-Hosting.

Hinweis zur E-Mail-Sicherheit: Bitte senden Sie sensible Dokumente (z. B. Gehaltsnachweise, Bankdaten, Personalausweiskopien) nur passwortgeschützt per E-Mail oder nutzen Sie den Postweg.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an mich übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Verzicht auf Tracking & Cookies

Ich respektiere Ihre Privatsphäre. Auf dieser Website werden keine Cookies (weder technisch notwendige noch Tracking-Cookies) eingesetzt. Es erfolgt keine Analyse des Nutzerverhaltens durch Tracking-Tools wie Google Analytics, Facebook Pixel oder ähnliche Dienste. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

3. Verarbeitung von Mieter- und Interessentendaten

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Ich verarbeite personenbezogene Daten von Mietinteressenten und Mietern zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen. Dazu gehören:

• Name, Vorname, Geburtsdatum
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon)
• Informationen aus der Mieterselbstauskunft (z. B. Einkommensnachweise, Schufa-Auskunft, Arbeitgeberdaten)
• Bankverbindung (für Mietzahlungen)
• Kommunikationsinhalte (E-Mails, Nachrichten, Schadensmeldungen, Notizen)
• Fotos von Objekten und Schäden
• Dokumente zu Wartungen, Reparaturen und Rechnungen

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Prüfung der Bewerbung, Mietvertragsabwicklung, Nebenkostenabrechnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (z. B. Bonitätsprüfung, Auswahl geeigneter Mieter, Instandhaltungsmaßnahmen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung (z. B. steuerliche Aufbewahrungsfristen)

Speicherdauer & Löschfristen

Ich speichere Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

• Abgelehnte Mietinteressenten: Daten werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Vergabeverfahrens bzw. nach der Absage gelöscht (Zweck: Nachweispflicht gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz AGG).
• Bestandsmieter: Vertragsdaten werden für die Dauer des Mietverhältnisses und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
• Ehemalige Mieter:
  • Steuerrelevante Dokumente (Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Zahlungsnachweise): 10 Jahre nach Vertragsende (§ 147 AO)
  • Übergabeprotokolle, Schadensdokumente: 3 Jahre nach Vertragsende (§ 195 BGB – Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche)
  • Kommunikation (E-Mails, Notizen): 1 Jahr nach Vertragsende
  • Personalausweiskopien: Sofort nach Vertragsende (sofern nicht laufende Rechtsstreitigkeiten bestehen)

Eingesetzte Software & Dienstleister

Zur effizienten Verwaltung der Mietverhältnisse setze ich spezialisierte Softwareanbieter und Dienstleister ein. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Ihre Daten werden nur weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist.

a) Immobilienverwaltungssoftware

Immocloud GmbH
Kaiserstraße 241
76133 Karlsruhe
Serverstandort: Deutschland (Frankfurt am Main)

Über Immocloud verwalte ich Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Zahlungseingänge, Dokumente (Selbstauskünfte, Mietverträge, Rechnungen, Wartungsprotokolle), Kommunikation mit Mietern und Fotos von Objekten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Verwaltung).

b) Vermietungsplattform

Ohne-Makler.net AG
Universitätsstraße 136
44799 Bochum
Serverstandort: Deutschland

Über die Plattform „Ohne Makler" erstelle ich Immobilienanzeigen, die auf verschiedenen Portalen (u. a. eBay Kleinanzeigen, ImmoScout24, Immowelt) veröffentlicht werden. Interessentenanfragen, die über diese Portale eingehen, werden zentral bei Ohne Makler verwaltet. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Name und Kontaktdaten des Interessenten
• Nachrichteninhalte
• Optional: Selbstauskunft (sofern vom Interessenten ausgefüllt)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Interessentenverwaltung).

Hinweis: Wenn Sie mir über ein externes Portal (z. B. eBay Kleinanzeigen, ImmoScout24) schreiben, unterliegen Ihre Daten zunächst den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Portals, bevor sie in meine Systeme übernommen werden. Bitte beachten Sie die Datenschutzerklärungen der Portale.

c) Cloud-Speicher (iCloud mit "Erweiterter Datenschutz")

Zur sicheren Verwaltung und Speicherung von Mieterdaten (z. B. Mietverträge, Selbstauskünfte, Rechnungen, Fotos, Wartungsdokumente) nutze ich Apple iCloud Drive mit aktiviertem "Erweitertem Datenschutz" (Advanced Data Protection).

Mit dieser Funktion werden alle Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt gespeichert. Das bedeutet: Weder Apple noch Dritte (einschließlich Behörden oder Geheimdienste) können auf die Daten zugreifen. Die Verschlüsselung erfolgt bereits auf meinem Gerät, bevor Daten an iCloud-Server übertragen werden. Nur ich habe mit meinem persönlichen Wiederherstellungsschlüssel Zugriff auf die Daten.

Anbieter:
Apple Distribution International Ltd.
Hollyhill Industrial Estate
Hollyhill, Cork, Irland

Serverstandorte: USA und EU. Bei aktiviertem "Erweitertem Datenschutz" ist der Serverstandort datenschutzrechtlich irrelevant, da ausschließlich verschlüsselte Daten gespeichert werden, auf die Apple keinen Zugriff hat.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer und zuverlässiger Datenverwaltung).

Datenschutzhinweis von Apple: apple.com/de/legal/privacy

d) Bonitätsprüfung & Inkassodienstleistungen

Zur Prüfung der Bonität von Mietinteressenten und zur Durchsetzung offener Forderungen bei Zahlungsverzug nutze ich den Dienst:

First Debit GmbH
Fraunhoferstraße 18
82152 Planegg bei München
Deutschland

Im Rahmen der Bonitätsprüfung werden personenbezogene Daten (Name, Geburtsdatum, Adresse) an First Debit übermittelt, um eine Auskunft über die Kreditwürdigkeit zu erhalten. Bei Zahlungsverzug können Daten zur Durchsetzung offener Forderungen (Inkasso) an First Debit weitergegeben werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Absicherung gegen Zahlungsausfälle und Durchsetzung berechtigter Forderungen).

Datenschutzhinweis von First Debit: first-debit.de/datenschutz

e) Versicherungen

Im Rahmen von Schadensregulierungen (z. B. Gebäudeschäden, Haftpflichtfälle) werden personenbezogene Daten (Name, Adresse, Schadensbeschreibung, Fotos) an meine Versicherung weitergegeben:

LVM Versicherung
Kolde-Ring 21
48126 Münster
Deutschland

Die Datenübermittlung erfolgt nur im konkreten Schadensfall und ist zur Vertragsabwicklung erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Schadensregulierung).

Datenschutzhinweis der LVM: lvm.de/datenschutz

f) Handwerker, Wartungsdienstleister & Abrechnungsdienstleister

Im Rahmen der Objektverwaltung kann es notwendig sein, Ihre Daten (Name, Adresse, Kontaktdaten, ggf. Schadensbeschreibungen) an externe Dienstleister weiterzugeben, z. B.:

• Handwerker (bei Reparaturen, Wartungen, Sanierungen)
• Energieversorger (bei Zählerständen, Versorgungsverträgen)
• Abrechnungsdienstleister (z. B. für Heiz- und Nebenkostenabrechnungen)
• Schornsteinfeger, Rauchmelder-Wartung, Aufzugswartung

Die Weitergabe erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung meiner vermieterlichen Pflichten erforderlich ist (z. B. Verkehrssicherungspflicht, Instandhaltung, gesetzlich vorgeschriebene Wartungen).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Instandhaltung und Versorgung).

g) KI-gestützte Assistenzsysteme

Zur Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben (z. B. Texterstellung, Recherche, Analyse von Dokumenten) nutze ich gelegentlich KI-gestützte Tools:

• Logicc AI (Logicc GmbH, Deutschland) – Server in der EU, DSGVO-konform
• Google Gemini (Google Ireland Limited, Irland; Muttergesellschaft: Google LLC, USA) – Server teilweise in den USA

Wichtig: Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur anonymisiert oder pseudonymisiert eingegeben. Das bedeutet:

• Statt "Herr Müller, Musterstraße 5" → "Mieter A, [Adresse]"
• Statt konkreter Bankdaten → "[IBAN]"
• Statt vollständiger Namen → "[Name]"

Dadurch ist kein Rückschluss auf konkrete Personen möglich. Die KI-Tools werden ausschließlich zur Erstellung generischer Vorlagen, Recherche und Textoptimierung genutzt – nicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Verwaltung).

Hinweis zu Google Gemini: Google nutzt Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO für die Datenübermittlung in die USA. Da nur anonymisierte Daten eingegeben werden, erfolgt keine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO.
Datenschutzhinweis von Google: policies.google.com/privacy

Hinweis zu sensiblen Daten

Bitte senden Sie mir über Kontaktformulare oder per E-Mail unaufgefordert keine besonders sensiblen Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit), es sei denn, diese Informationen sind für das konkrete Mietverhältnis zwingend erforderlich (z. B. Schwerbehindertenausweis für barrierefreie Wohnung).

4. Kommunikation & Kontakt

Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie mir per E-Mail Fragen stellen oder Anfragen senden, werden Ihre Angaben (E-Mail-Adresse, Name, ggf. weitere mitgeteilte Daten) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Telefonische Kontaktaufnahme & Anrufbeantworter

Wenn Sie mich telefonisch kontaktieren und eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen, wird diese auf meiner Fritz!Box (lokaler Router) gespeichert. Anrufbeantworter-Nachrichten werden nach Bearbeitung Ihres Anliegens (spätestens nach 30 Tagen) gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Erreichbarkeit).

Kommunikation via WhatsApp (optional)

Auf ausdrücklichen Wunsch von Mietern oder Interessenten kann die Kommunikation auch über den Messenger-Dienst WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, Irland; Muttergesellschaft: Meta Platforms Inc., USA) erfolgen.

Wichtig: WhatsApp übermittelt Metadaten (z. B. Telefonnummer, Zeitstempel, Geräteinformationen) an Server in den USA. Die USA gelten datenschutzrechtlich als unsicheres Drittland. Eine Datenübertragung erfolgt nur, wenn Sie mich über WhatsApp kontaktieren und damit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erteilen. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Alternative: Sie können mich jederzeit auch per E-Mail (kontakt@ott.immo) oder telefonisch erreichen.

Sicherheitshinweis: Versenden Sie keine sensiblen Daten (z. B. Bankdaten, Gesundheitsdaten, Gehaltsnachweise, Personalausweiskopien) via WhatsApp. Nutzen Sie hierfür bitte E-Mail (passwortgeschützt) oder den Postweg.

Informations-E-Mails an Mieter

Gelegentlich versende ich Informations-E-Mails an meine Mieter (z. B. jährliche Abfragen zum Zustand der Wohnung, Funktionstests von Rauchmeldern, Ankündigungen zu Baumaßnahmen). Diese E-Mails dienen der Vertragserfüllung und sind keine Werbung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – vermieterliche Pflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Objektverwaltung).

Wenn Sie solche Informationen nicht mehr erhalten möchten, können Sie mir dies jederzeit per E-Mail mitteilen.

5. Lokale Einbindung von Schriftarten (Web Fonts)

Diese Website nutzt zur einheitlichen Darstellung die Schriftart „Manrope". Diese ist lokal auf meinem Server installiert. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern hergestellt. Es findet keine Datenübertragung an Dritte statt.

6. Externe Links

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Stand: März 2026