Datenschutz für Mieter
und Mietinteressenten.

Entwurf für die Vorschau: Die genannten Dienste, Verträge, Übermittlungen und Löschabläufe sind vor Veröffentlichung mit dem tatsächlichen Vermietungsbetrieb abzugleichen.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Marvin Ott
Waldweg 2
34308 Bad Emstal
E-Mail: datenschutz@ott.immo
Telefon: +49 (0) 5625 8352809

Diese Hinweise beziehen sich auf Mietinteressenten sowie aktuelle und ehemalige Mieter meines eigenen Immobilienbestands. Bei einer administrativen Unterstützung für andere Eigentümer oder Verwaltungen richten sich die datenschutzrechtlichen Zuständigkeiten nach dem jeweiligen Auftrag.

2. Welche Daten werden zu welchen Zwecken verarbeitet?

Ich verarbeite die Daten, die für die jeweilige Phase der Vermietung erforderlich sind. Nicht jede Anfrage erfordert bereits eine vollständige Selbstauskunft oder einen Bonitätsnachweis.

• Erster Kontakt und Besichtigung: Name, Kontaktdaten, angefragte Immobilie, Nachrichten und Terminabsprachen.
• Konkrete Mietbewerbung: erforderliche Angaben zur vorgesehenen Nutzung und zum Mietverhältnis sowie, soweit in dieser Phase zulässig und notwendig, Angaben zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit und entsprechende Nachweise. Nicht erforderliche Angaben auf Nachweisen sollten geschwärzt werden.
• Mietvertrag und laufendes Mietverhältnis: Vertrags- und Kontaktdaten, erforderliche Identifikationsdaten, Bankverbindung und Zahlungsinformationen, Abrechnungen, Korrespondenz, Übergabe- und Wartungsunterlagen.
• Instandhaltung und Schäden: Meldungen, betroffene Anschrift, notwendige Kontaktdaten zur Terminabstimmung, Schadensbeschreibungen und erforderliche Fotos. Aufnahmen sollen keine unnötigen Angaben über Bewohner oder private Gegenstände enthalten.

Die Verarbeitung dient der Bearbeitung von Anfragen, der Auswahl und Vorbereitung eines Mietverhältnisses, der Vertragsdurchführung, der Abrechnung, der Instandhaltung sowie der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Klärung berechtigter Ansprüche.

Rechtsgrundlagen sind je nach Zweck Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, insbesondere ordnungsgemäße Verwaltung, erforderliche Prüfung der Zahlungsfähigkeit sowie Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Erforderliche Angaben sind nötig, um eine Anfrage zu bearbeiten oder einen Mietvertrag vorzubereiten und durchzuführen. Ohne diese Angaben kann die Bearbeitung oder ein Vertragsabschluss gegebenenfalls nicht möglich sein. Freiwillige Angaben sind als solche zu behandeln.

Die Daten stammen überwiegend von Ihnen. Weitere erforderliche Informationen können beispielsweise aus Zahlungsunterlagen, Mitteilungen beauftragter Dienstleister, von Ihnen genutzten Immobilienportalen oder einer rechtmäßig eingeholten Bonitätsauskunft stammen.

3. Empfänger und eingesetzte Dienste

Daten werden nur im erforderlichen Umfang und auf einer passenden Rechtsgrundlage weitergegeben. Anbieter, die Daten in meinem Auftrag verarbeiten, benötigen eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Andere Empfänger können für ihre Verarbeitung selbst verantwortlich sein; nicht jede Weitergabe ist eine Auftragsverarbeitung.

Immobilienverwaltung: immocloud

Zur Organisation von Mietverträgen, Abrechnungen, Zahlungseingängen, Dokumenten und mietbezogener Kommunikation nutze ich die Verwaltungssoftware der immocloud GmbH. Betroffen sind die jeweils benötigten Vertrags-, Kontakt-, Zahlungs- und Dokumentendaten. Die Verarbeitung dient der Durchführung und Organisation des Mietverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b und gegebenenfalls lit. f DSGVO).

Informationen des Anbieters: Datenschutz bei immocloud.

Vermietungsplattform: ohne-makler

Über ohne-makler und die jeweiligen Immobilienportale veröffentliche ich Inserate und bearbeite Interessentenanfragen. Dazu gehören je nach Inserat insbesondere ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen. Anbieter ist OhneMakler GmbH, Herrengraben 6, 21465 Reinbek. Verarbeitet werden insbesondere Name, Kontaktdaten und Nachrichten sowie zulässige, von Ihnen bereitgestellte Bewerbungsunterlagen. Grundlage ist die Bearbeitung Ihrer Mietanfrage und die Organisation des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b und gegebenenfalls lit. f DSGVO).

Wenn Sie ein Inserat über ein anderes Immobilienportal beantworten, gelten für die dortige Verarbeitung zunächst auch die Datenschutzhinweise des jeweiligen Portals. Informationen: Datenschutz bei ohne-makler.

Dokumentenablage: Apple iCloud Drive

Für die Dokumentenablage nutze ich Apple iCloud Drive mit aktiviertem „Erweitertem Datenschutz“. Anbieter ist Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. In unterstützten Datenkategorien ermöglicht diese Einstellung eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Sie gilt jedoch nicht uneingeschränkt für alle Metadaten, Freigabearten und Dienste.

Verschlüsselung ersetzt weder die Prüfung der zulässigen Nutzung noch die Prüfung etwaiger Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, müssen die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein. Der konkret verwendete Apple-Vertrag und die tatsächlich wirksamen Transfergarantien sind vor dem Einsatz für Mieterdaten zu prüfen.

Informationen: Apple-Datenschutzhinweise und Sicherheitsüberblick zu iCloud-Daten.

Bonitätsprüfung und Forderungsbearbeitung: First Debit

Für erforderliche Bonitätsauskünfte oder die Bearbeitung offener Forderungen nutze ich First Debit GmbH, Am Hülsenbusch 23, 59063 Hamm. Je nach Anlass können Identifikations- und Kontaktdaten sowie erforderliche Vertrags-, Zahlungs- und Forderungsinformationen übermittelt werden. Eine Bonitätsprüfung erfolgt nicht pauschal bei jeder ersten Anfrage, sondern nur, soweit sie im jeweiligen Stadium zulässig und erforderlich ist. Rechtsgrundlage kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sein; das Interesse besteht in der Begrenzung von Zahlungsausfällen und der Durchsetzung berechtigter Forderungen.

Informationen: Datenschutz bei First Debit.

Versicherungen und weitere Empfänger

Im konkreten Versicherungsfall können notwendige Daten zur Schadensbearbeitung an die zuständige Versicherung, beispielsweise LVM Versicherung, Kolde-Ring 21, 48126 Münster, weitergegeben werden. Informationen: Datenschutz bei LVM.

Für Reparaturen, Wartung oder Abrechnung können notwendige Angaben an Handwerker, Wartungs- und Abrechnungsdienstleister, Schornsteinfeger oder Versorger übermittelt werden. Das betrifft beispielsweise die betroffene Anschrift, Schadensangaben und die zur Terminvereinbarung erforderlichen Kontaktdaten. Behörden, steuerliche oder rechtliche Berater können Daten erhalten, soweit eine gesetzliche Pflicht oder ein konkreter rechtmäßiger Anlass besteht. Rechtsgrundlagen sind je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO.

KI-gestützte Werkzeuge: Logicc und ChatGPT

Für allgemeine Recherche, Vorlagen und Textarbeit nutze ich Logicc sowie ChatGPT von OpenAI. Mietbezogene Inhalte werden vor der Eingabe anonymisiert. Identifizierende Angaben und weitere Merkmale, die eine Person erkennbar machen könnten, werden entfernt. Bei ChatGPT ist die Verwendung neuer Unterhaltungen zum Modelltraining deaktiviert.

Die deaktivierte Trainingsnutzung bedeutet nicht, dass der Anbieter keine Daten verarbeitet oder speichert. Nur tatsächlich anonymisierte Inhalte ohne wiederherstellbaren Personenbezug fallen nicht unter die DSGVO. Namen lediglich durch „Mieter A“ zu ersetzen, reicht dafür nicht automatisch aus.

Für den KI-Einsatz gebe ich keine identifizierbaren Mieterunterlagen ein. Sollte künftig eine Verarbeitung personenbezogener Mieterdaten mit KI erforderlich werden, sind der konkrete Dienst, die Vertragsversion, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger und gegebenenfalls Drittlandgarantien vorher zu prüfen und diese Hinweise entsprechend zu ergänzen.

Weitere Informationen: OpenAI-Datenkontrollen.

4. Speicherdauer und Löschung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Pflichten und die rechtmäßige Klärung von Ansprüchen dies erfordern. Maßgeblich ist die Art des Dokuments und der konkrete Vorgang, nicht allein das Ende des Mietvertrags.

• Mietinteressenten: Nach Abschluss des Verfahrens werden nicht mehr benötigte Bewerbungsdaten gelöscht. Eine befristete Aufbewahrung zur Abwehr konkreter rechtlicher Ansprüche kann erforderlich sein; sie wird auf notwendige Angaben und die hierfür maßgeblichen Fristen beschränkt.
• Laufende Mietverhältnisse: Erforderliche Vertrags-, Zahlungs-, Abrechnungs- und Verwaltungsunterlagen bleiben für die Durchführung des Mietverhältnisses verfügbar.
• Nach Vertragsende: Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht. Unterlagen bleiben nur erhalten, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder noch zu klärende Ansprüche bestehen.
• Steuerliche Unterlagen: Soweit § 147 AO anwendbar ist, unterscheidet er insbesondere zehn, acht und sechs Jahre je nach Unterlagenart. Der Fristbeginn richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben, in der Regel dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Eine pauschale Frist von zehn Jahren ab Mietende gilt nicht für alle Dokumente.
• Schadens- und Übergabeunterlagen: Die relevante Anspruchsart ist zu berücksichtigen. Für bestimmte Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache gilt beispielsweise § 548 BGB mit einer sechsmonatigen Verjährungsfrist ab Rückerhalt. Andere Ansprüche können anderen Fristen unterliegen. Laufende Streitigkeiten können eine weitere Aufbewahrung erforderlich machen.

Nicht erforderliche Ausweiskopien oder ungeschwärzte Nachweise sollen nicht dauerhaft aufbewahrt werden. Bei einem konkreten rechtlichen Aufbewahrungsgrund werden Daten auf diesen Zweck beschränkt.

5. Kommunikation und sichere Übermittlung

Bei Kontakt per E-Mail oder Telefon verarbeite ich die mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens und gegebenenfalls zur Durchführung des Mietverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Nachrichten auf einem lokalen Anrufbeantworter werden nach Bearbeitung gelöscht, sofern kein weiterer Aufbewahrungsgrund besteht.

Mietbezogene Informationen, etwa zu Wartung, Abrechnung oder Baumaßnahmen, dienen der Verwaltung und Vertragsdurchführung. Sie sind keine Werbenachrichten. Notwendige Informationen müssen gegebenenfalls auch bei einem gewünschten Wechsel des Kommunikationswegs zugestellt werden.

WhatsApp ist kein erforderlicher Kommunikationsweg. Sie können mich jederzeit per E-Mail unter marvin(at)ott.immo oder telefonisch erreichen. Eine erste WhatsApp-Nachricht ist nicht automatisch eine pauschale Einwilligung in alle weiteren Verarbeitungen. Vor einer regelmäßigen Nutzung sind die konkrete Konfiguration, Information und gegebenenfalls notwendige Einwilligung gesondert zu klären.

Bitte schicken Sie keine unaufgeforderten Ausweiskopien, Bank- oder Einkommensnachweise und keine Gesundheitsdaten über das allgemeine Website-Formular oder einen Messenger. Stimmen Sie für erforderliche sensible Unterlagen einen geeigneten Übermittlungsweg mit mir ab.

6. Website, Hosting und Cookies

Für Website-Aufrufe, das Hosting bei ALL-INKL, das Kontaktformular und dessen notwendiges Session-Cookie gelten die Website-Datenschutzhinweise. Diese Website bindet keine Trackingdienste, fremden Schriftarten oder externen Karten automatisch ein. Aussagen zu Logfile-Fristen und Hostingvereinbarungen müssen mit der tatsächlichen Hostingkonfiguration übereinstimmen.

7. Ihre Datenschutzrechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. In Hessen ist dies der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Telefon 0611 / 1408-0, E-Mail poststelle@datenschutz.hessen.de. Weitere Informationen: datenschutz.hessen.de.

Stand dieses Entwurfs: 5. Oktober 2026.